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一、学校存货管理平台建设背景

当前，大部分学校对存货尚未建立管理制度，学校采购商品没有计划，具有很大的随意性。因而采购上容易出现随意购置、使用上无计划取用，造成资源浪费，甚至容易滋生腐败行为。

2016年，辛集市教育局与北京大学中国教育财政科学研究所合作，在中小学开展教育费用功能分类改革课题。教育系统的财务工作要从收付实现制转成权责发生制原则，那么面临的一个重要问题是，存货如何管理才能符合权责发生制的原则。为此，辛集市教育局开发了“中小学校存货在线管理平台”（下文统称“存货管理平台”）。一则，为了配合教育费用功能分类改革的顺利进行，使学校的存货管理与核算更科学；二则，实现学校人、财、物、购、用、存全方位科学高效集中管理，最大限度地堵塞漏洞，杜绝浪费，使存货管理更趋完善。

下面我们把“存货管理平台”的功能及核算方法做一介绍。

二、存货管理在线功能与操作方法

• （一）功能介绍

我市教育系统现在使用的是网络版的存货管理在线，其功能主要实现教育局以及各学校耗材存货的管理，可以方便快捷地进行采购申请、审批、入库、领用以及分析等操作，同时平台可以维护各学校教职工人数、学生人数（包含寄宿生）、学校面积、教室面积等信息，通过此类信息结合耗材领用情况，可以科学地计算出生均耗费、人均耗费等数据，给相关部门提供有效的量化信息，作为后期管理的应用辅助。

• （二）存货管理在线操作

1．登陆

（1）存货管理在线登录

根据教育局提供的平台登录账号及初始密码，登录存货管理在线平台，账号密码由教育局统一设置，各学校唯一。登录以后各学校可以自行修改密码，进行存货管理相关业务操作。

（2）我的工作台

登录成功后，可以进入平台首页面，左侧为功能列表区域，右侧为重要信息列表，包含通知公告、学校发布的采购信息列表和供应商耗材报价表。

2．录入相关信息

（1）学校详细信息管理

可以通过此功能维护每个学校的学校名称、学生人数、寄宿生人数、教师人数、行政管理人员、班级数、学校面积、教室面积、办公室面积、宿舍面积、操场面积等信息，作为后续分析统计应用。

（2）商品信息管理

维护整个存货管理在线平台的商品信息，包括商品名称、型号、规格、产地、商品分类等信息。我们事先将学校常用的各种商品信息录入，后期采购入库以及商品领用时直接选择应用即可。

（3）部门信息管理

维护各个学校部门信息，包括部门代码、名称。在领用耗材时需要选择相关部门，方便后期分析统计。

（4）供应商品信息发布

供应商可以通过此功能，在平台中发布产品报价信息，包括商品名称、规格、型号、售价等信息。学校可以根据实际采购需求，结合供应商发布的商品信息，择优采购。

3．商品入库

（1）商品入库

学校购入商品后可以根据需求自行入库，系统会提供两种入库形式：一种是直接入库：可以根据发票信息直接选择供货单位和采购商品信息，添加采购数量及采购价等信息，点击【保存】即可，如果没有修改、确认无误后直接点击【提交】按钮生成库存；

另一种是通过采购申请生成入库记录：根据填写的采购申请，生成采购记录，同样点击【提交】按钮就可以转到主管审核环节。

（2）商品入库审核

学校商品入库操作员入库操作后，需要经由主管人员审核才能生成实际库存，避免录入人员录入出现遗漏或错误。

（3）库存查询

商品入库审核以后，可以通过此功能查询本学校的商品库存情况，同时可以自定义库存上下限，系统会根据上下限自动生成库存预警提示。方便学校提前购入需要的商品，同时避免了商品的重复购入。

（4）商品采购申请

学校需要进行大宗商品采购时，需要填写采购申请，经由教育局审批以后才能完成采购。选择供货单位以及商品信息、采购价以及采购数量等信息，点击【保存】按钮即可，如果没有调整直接点击【提交】按钮，教育局就可以看到提交的申请单信息。

（5）采购申请单查询：教育局相关人员可以通过此功能查询学校提交的采购申请单记录。

（6）采购申请审核：教育局相关管理人员可以根据学校提交的采购申请单，结合学校实际情况进行审批，审批通过后，学校可以通过下面商品入库功能自动生成采购入库记录。（仅教育局系统管理人员有权限）

4．领用出库

（1）领用出库登记

学校管理人员，可以通过此功能登记各个部门领用耗材的实际情况，包括领用部门、领用人、选择相关商品，即可显示出库存商品信息，填上领用数量，系统自动计算出剩余库存数量，便于下次领用时参考。

（2）领用出库查询

可以清楚查询学校在某一时间段各部门的领用情况，用于后期进行商品使用量分析以及人均消耗分析统计。

（3）调拨出库

教育局可以统管各个学校的耗材库存情况，为了避免重复采购以及积压库存问题，教育局可以协商后直接通过此功能调入调出商品库存。

（4）调拨出库查询

教育局系统管理人员调拨历史记录可以通过调拨出库查询来详细查看，查询功能清晰记录调入调出单位信息，以及商品和数量信息，后期对账都可以应用到。

三、存活管理的相关核算案例

例一：2016年11月29日X学校从尚佳文体用品商店购进以下商品

四、报表分析

（一）商品使用量统计分析

可以统计学校一定时间和一定区间的各种耗材的使用量，可以统计分析耗材用量，进行相应的预算及控制。

（二）学校耗材使用分析

学校可以根据实际需要统计出每个年度、学期、季度、月度以及规定时间区间的各种商品总耗费以及人均耗费，后期学校可以按班级统计分析耗费情况。

（三）商品使用量和学校耗材使用分析

1．通过商品使用量和学校耗材使用分析可以对一所学校不同时期的商品使用量和人均耗费做纵向对比分析，分析出同种商品在不同时期的消耗情况，找出差异，分析差异原因，便于学校根据实际情况进行统筹调整，使商品使用效能达到最大化。

实例：我校对2016年每个月的商品使用量进行了纵向比较，以A4纸为例，发现4月、6月、9月使用量相对较大，尤其是6月。分析其原因，6月份中考期间教导处需要打印的材料较多，且6月份教师开始评职称，需要打印的材料比较多，造成A4纸用量相对较大。通过这些纵向的分析，我们就可以根据实际情况进行商品的提前采购，做到采购商品有计划。

2．主管部门可以根据学校耗材使用分析对所辖学校商品人均耗费做横向对比分析，分析出同种商品在不同学校的消耗情况，避免个别学校发生高价购物索取回扣，以及虚开发票问题，避免腐败现象的发生。

实例：我们学区利用学校耗材使用分析表，对所辖几所学校A4纸消耗情况进行了横向比较，情况如下：

（1）通过分析表可以看出，和睦井中学与和睦井小学无论从生均消耗还是从师均消耗都明显高于其他学校，我们针对这两所学校进行了调查，发现这两所学校为了追求打印效果，所用A4纸为80g的，而其他学校均为70g的，价格较高。

（2）同时我们发现大士庄小学无论从生均消耗还是从师均消耗都明显低于其他学校，经过询问得知该校A4纸均为双面打印，极大节省了A4纸的消耗。

（3）调查后我们把大士庄小学的经验进行了推广，收到了良好的效果。

3．通过商品使用量分析与学校耗材使用分析，能够了解学校详细的商品使用情况，可以对学校预算的编制进行有效的调节和控制，各学校可以综合分析上一年度各种商品的使用情况，结合新年度的实际情况科学地编制预算。

五、总结与展望

通过存货的管理，可以精确掌握学校购入及领用物品情况，既可以提前购置所需商品又避免重复购入造成资源的浪费。通过相应报表的分析，可以加强学校精细化管理，精确分析各种商品的使用量及人均使用量，方便学校根据实际情况分析各种商品的使用效能，并进行相应的调节。可以为学校预算的编制提供精确的数据分析，使学校预算更加科学、合理。

我们正在进一步开发研究综合分摊耗费情况分析。可以不单纯通过学生、教职工人数来分析，可以结合教室面积、办公区面积等综合因素来分摊损耗。该项功能的开发是为了统计分析更加合理，比如笤帚，如果单纯从学生人数进行分析，不太合理。有的学校学生人数虽然较少，但卫生区面积大，因此需要消耗的笤帚也不会少。因此增加了综合分摊耗费统计分析，就可以从学生人数和面积两方面进行综合的分析，使分析结果更合理。再如取暖费的核算，以前我们是按照取暖面积进行核算，如果加上教师人数和学生人数进行综合摊销的核算，其结果将更加准确。

本文转自微信公众号“中国教育财政”，作者王占国、郝威祥。文章为作者独立观点，不代表芥末堆立场。